là một công việc quan trọng trong việc đảm bảo rằng các chiến lược và dự án được hoàn thành theo các tiêu chuẩn đã đề ra. Quản lý dự án nhận được mức lương cao và phúc lợi tốt. Vậy bạn đã có thông tin liên quan đến lĩnh vực này chưa?
Trước sự thay đổi không ngừng của kinh tế xã hội, quản lý dự án đã trở thành một hoạt động bắt buộc mà mọi tổ chức, doanh nghiệp phải thực hiện. Bởi vì, nó giúp đảm bảo các hoạt động kinh doanh và phát triển doanh nghiệp tuân theo các tiêu chuẩn nhằm mang lại nhiều lợi ích nhất. Hơn nữa, có thể nhận thấy rằng lĩnh vực quản lý dự án ở Việt Nam đang mở ra cơ hội cho nhân viên làm việc nhẹ nhàng, lương cao. Hiểu được điều này, dưới đây Meey CRM xin chia sẻ phần mềm quản lý dự án để bạn có thể hiểu hơn về nó.
I. Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là gì? Trước khi tìm hiểu về quản lý dự án, chúng ta cần có khái niệm rõ ràng về thuật ngữ dự án là gì? Cụ thể, dự án được hiểu là một quá trình bao gồm các công việc được phối hợp với nhau, có ngày bắt đầu, ngày kết thúc và cùng hướng tới một mục tiêu nhất định. Đặc biệt, dự án bị hạn chế về thời gian, chi phí và nguồn lực nên cần thực hiện quản lý dự án để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất.
Vậy quản lý dự án là gì? Quản lý dự án là việc sử dụng kiến thức, kỹ năng và công cụ để đảm bảo rằng các yêu cầu của dự án được đáp ứng đầy đủ. Để làm được điều này, chúng ta cần bắt đầu trên cơ sở những đặc điểm riêng biệt của nó so với các dự án khác. Ví dụ, quản lý dự án xây dựng sẽ khác với quản lý dự án kinh doanh và mấu chốt của sự khác biệt này nằm ở quy trình quản lý dự án.
Trên thực tế, mọi thứ từ cuộc sống hàng ngày đến phát triển cơ sở hạ tầng đến mạng lưới kinh doanh đều cần đến quản lý dự án. Bởi vì, nó giúp đảm bảo tiến độ công việc, mức độ đáp ứng yêu cầu và sửa chữa những sai sót khi cần thiết. Tùy từng nhà quản trị sẽ có những cách thức thực hiện quản lý dự án khác nhau nhưng đều phải hướng tới mục tiêu chung là hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đã đề ra.
II. Các trách nhiệm chính với tư cách là người quản lý dự án
Quản lý dự án là một hoạt động vô cùng cần thiết để đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc. Để đạt được hiệu quả này, người chịu trách nhiệm quản lý sẽ phải thực hiện những công việc cụ thể sau:
- Chịu trách nhiệm quản lý tiến độ và chất lượng của dự án thông qua việc kiểm soát và đánh giá những gì được và chưa được. có thể làm được. Ngoài ra, hãy đối chiếu những thông tin này với kế hoạch ban đầu để có hướng điều chỉnh, đảm bảo hoàn thành mục tiêu đúng tiến độ.
- Liên tục kiểm tra chi phí quản lý dự án: Khi mỗi dự án được tổ chức, doanh nghiệp rót một lượng vốn nhất định, vì vậy họ phải liên tục kiểm tra tiền được sử dụng vào việc gì và lập báo cáo. Điều này rất quan trọng vì kinh phí quyết định liệu dự án có thể tiếp tục hay không.
- Quản lý an toàn cho người lao động: Hiệu quả công việc và tiết kiệm chi phí là quan trọng, nhưng không thể vì đó mà bỏ qua yếu tố an toàn lao động. Đặc biệt với những công trình xây dựng thì bạn càng phải quan tâm đến yếu tố này.
- Quản lý rủi ro: Mọi biến động về môi trường, lãi suất, khách hàng hay đối thủ cạnh tranh đều có thể ảnh hưởng lớn đến tiến độ công việc. Những thay đổi này có thể tốt hoặc xấu nhưng người quản lý cần quản lý tốt và đưa ra phương án ứng phó kịp thời.
- Các công việc quản lý khác: Người quản lý cũng cần quan tâm và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án. Ngoài ra, họ cũng cần báo cáo với ban quản lý dự án, lãnh đạo trong công ty về thực trạng, hiệu quả hay những tồn tại trong công việc.
III. Các hình thức và mô hình tổ chức quản lý dự án
1. Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án
Đây là hình thức chủ đầu tư sử dụng bộ máy có sẵn của mình. trực tiếp quản lý hoặc thành lập Ban quản lý dự án riêng chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm soát việc thực hiện dự án. Theo đó, ban quản lý cần có kiến thức chuyên môn và kỹ năng quản lý về dự án đang thực hiện. Ngoài ra, ban quản lý có thể chịu trách nhiệm giám sát nhiều dự án cùng một lúc và sẽ bị giải thể khi hoàn thành.
2. Ban quản lý dự án chuyên ngành
Đây là hình thức chủ đầu tư giao việc quản lý dự án cho Ban quản lý dự án chuyên ngành, hoặc thuê tổ chức bên ngoài có đủ năng lực chuyên môn. , kỹ năng nghiệp vụ để chuẩn bị và tiến hành dự án. Theo đó, Ban quản lý chuyên ngành là pháp nhân độc lập chịu trách nhiệm toàn bộ quá trình thực hiện dự án trước pháp luật và chủ đầu tư.
3. Hình thức “Chìa khóa trao tay” Chủ
đầu tư giao công trình cho một hoặc một số nhà thầu thực hiện toàn bộ công việc cho đến khi hoàn thành công trình với thỏa thuận kèm theo. Đặc biệt, hợp đồng thỏa thuận cần nêu rõ các thông tin về dự án như thời gian thực hiện, tiêu chuẩn chất lượng, thời hạn thanh toán,… Sau khi nghiệm thu và đánh giá kết quả, chủ đầu tư có trách nhiệm thực hiện. hoàn thành các điều khoản hợp đồng còn lại và có thể bắt đầu sử dụng dự án.
4. Mô hình quản lý dự án theo phòng ban chức năng
Đây là hình thức chủ đầu tư không thành lập ban quản lý dự án mà giao nhiệm vụ cho các phòng ban chức năng. Cụ thể, dự án thuộc bộ phận nào thì bộ phận đó vừa chịu trách nhiệm thực hiện vừa kiểm soát dự án của mình. Hoặc chủ đầu tư có thể giao việc kiểm tra, quản lý này cho một bộ phận chức năng xác định.
5. Mô hình với một đơn vị quản lý dự án toàn thời gian.
Chủ đầu tư thành lập Ban quản lý chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các nhiệm vụ của dự án. Đặc biệt, ban lãnh đạo cần có kiến thức chuyên môn, kỹ năng và các chứng chỉ chuyên môn liên quan đến chiến lược, dự án mà công ty đang triển khai. Việc sử dụng mô hình này giúp tập trung hoàn thành dự án một cách tốt hơn nên được nhiều tổ chức áp dụng.
6. Mô hình quản lý dự án dựa trên ma trận
Mô hình quản lý dự án dựa trên ma trận Mô hình quản lý dự án dựa trên ma trận dựa trên nguyên tắc phân nhóm, bao gồm các thành viên từ các bộ phận chức năng khác nhau của doanh nghiệp, tổ chức. Theo đó, các thành viên dưới sự điều hành của trưởng nhóm sẽ thực hiện các công việc để đảm bảo dự án diễn ra đúng kế hoạch. Mỗi thành viên có thể tham gia một hoặc nhiều nhóm và chịu sự hủy bỏ của cả trưởng nhóm và bộ phận chức năng trực thuộc.
IV. Quy trình quản lý dự án Bạn cần biết
1. Khởi tạo dự án
Quy trình quản lý dự án bắt đầu bằng việc bắt đầu dự án, nơi nhiệm vụ này được thực hiện. Dự án được chia thành hai hoạt động chính bao gồm:
- Xây dựng tuyên bố dự án: Tất cả các dự án cần tuyên bố dự án vì nó là cơ sở để chỉ đạo các hoạt động, xác định và công nhận kết quả. cuối cùng. Cụ thể, tuyên bố cần nêu rõ mục tiêu, các yếu tố tác động, các ràng buộc của dự án, quyền hạn và vai trò của các vị trí quan trọng ở cấp độ chung nhất.
- Xác định những người liên quan: Đây là công việc xây dựng bộ máy nhân sự để thực hiện quản lý dự án. Đặc biệt, mục tiêu của ban lãnh đạo là tìm ra tiếng nói chung của các bên liên quan nhằm đạt được lợi ích tối đa.
2. Lập kế hoạch dự án
hoàn hảo Một kế hoạch quản lý dự án hoàn hảo cần phải cụ thể, bao hàm tất cả các khía cạnh của quá trình thực hiện. Trong đó, 4 yếu tố giúp bạn thiết lập một kế hoạch tốt đó là:
- Cần có sự tham gia đầy đủ của các bên liên quan.
- Được viết trên tất cả 9 khía cạnh: yêu cầu của khách hàng, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân sự, giao tiếp, rủi ro, mua sắm, tích hợp.
- Kế hoạch cần được thông qua bởi hội đồng quản trị.
- Phương án phải đảm bảo tính khả thi, đảm bảo chi phí quản lý dự án phù hợp và tỷ lệ thành công nhất định.
3. Triển khai và thực hiện dự án
Đây là bước mà cán bộ công nhân viên thực hiện dự án dựa trên nội dung công việc đã ghi trong kế hoạch. Tuy nhiên, thực tế triển khai dự án có thể xuất hiện những sai sót hoặc những tình huống phát sinh ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công việc. Trước những vấn đề này, cán bộ trực tiếp tiến hành, cán bộ quản lý dự án cần có sự linh hoạt và điều chỉnh phù hợp để đảm bảo đạt được kết quả như mục tiêu đã đề ra.
4. Báo cáo kết quả dự án Báo cáo kết
quả là công việc bắt buộc trong quy trình quản lý dự án. Theo đó, báo cáo cần chỉ ra những nhiệm vụ đã hoàn thành và những tồn tại trên cơ sở so sánh với kế hoạch ban đầu. Nó cũng cần được đánh giá chất lượng công việc để đưa ra những thay đổi và sửa chữa nhằm giúp cải thiện việc thực hiện các nhiệm vụ trong tương lai.
5. Kết thúc dự án
Kết thúc là bước cuối cùng để chính thức kết thúc dự án và nó cần được thực hiện đầy đủ và bài bản. Giai đoạn kết thúc không được thực hiện theo đúng trình tự, có thể dẫn đến rất nhiều rắc rối pháp lý. Vấn đề này sẽ để lại nhiều thiệt hại về tài chính và uy tín cho tổ chức nên các nhà quản lý dự án cần đặc biệt lưu ý.
V. Cơ hội việc làm Quản lý
Trước những thay đổi mạnh mẽ của thời đại và thế giới, nước ta không ngừng nâng cao cơ sở vật chất, kỹ thuật và phát triển kinh tế các dự án. Từ đó, nhu cầu nhân sự quản lý dự án không ngừng tăng cao đã mở ra cơ hội việc làm lý tưởng cho người lao động. Tuy nhiên, lĩnh vực này đòi hỏi người làm phải có trí tuệ và tài năng.
Cụ thể, để tiến tốt trên con đường này, bạn cần trang bị cho mình những kiến thức và trình độ chuyên môn như: có chứng chỉ quản lý dự án, biết sử dụng phần mềm quản lý dự án, có kiến thức tin học, tiếng Anh vì những yêu cầu này rất cao nên số lượng có hạn của những người làm trong lĩnh vực này càng khiến nó trở thành một nghề lương cao, đãi ngộ tốt với vô số vị trí khác nhau. Để nắm bắt cơ hội này, bạn có thể tham gia các khóa học quản lý dự án để nâng cao kỹ năng của mình.
Mức lương cho nhân viên làm việc trong lĩnh vực quản lý dự án hiện được ghi nhận trong khoảng từ 10 đến 15 triệu. Tuy nhiên, thu nhập từ công việc này có thể thay đổi tùy theo chế độ và mức phụ cấp của từng công ty. Để tìm kiếm công việc quản lý dự án, bạn có thể tìm kiếm trên trang tuyển dụng 123job.vn bằng cách nhập ngành nghề, vị trí, khu vực mong muốn của mình,…
Quản lý dự án không phải là một công việc dễ dàng.
Trên thực tế, đó là một số công việc không hề dễ dàng, bao gồm bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc một dự án. Khó khăn hơn nữa, dự án đó được giao cho một nhóm do bạn lựa chọn, đặt ra các mục tiêu cụ thể để đạt được trong thời hạn xác định với ngân sách xác định.
Dưới đây là 6 kỹ năng hàng đầu mà bất kỳ ai quan tâm đến quản lý dự án nên biết. Học hỏi và cải thiện kỹ năng quản lý dự án của bạn!
1. Khả năng lãnh đạo
Là một người quản lý dự án, bạn không chỉ có trách nhiệm nhìn thấy dự án được hoàn thành một cách thành công mà còn phải dẫn dắt một đội đạt được nó. Điều này đòi hỏi bạn phải động viên và làm trung gian khi cần thiết. Hãy nhớ rằng lãnh đạo dự án có nhiều phong cách khác nhau, một trong số đó sẽ phù hợp với tính cách của bạn. Nó không chỉ là quản lý các nhiệm vụ; nó quản lý con người.
2. Giao tiếp
Giao tiếp thực sự đi đôi với lãnh đạo. Bạn không thể là một nhà lãnh đạo hiệu quả nếu bạn không thể nói rõ những gì bạn cần nhóm của bạn làm. Nhưng bạn không chỉ giao tiếp với nhóm của mình, bạn sẽ cần giao tiếp rõ ràng với tất cả mọi người tham gia vào dự án, từ nhà cung cấp và nhà thầu đến các bên liên quan và khách hàng.
Cho dù đó là thông qua các công cụ báo cáo hay thúc đẩy cộng tác với trò chuyện, chia sẻ tệp và các phương tiện gắn thẻ thảo luận cấp tác vụ khác, bạn sẽ cần cả hai hệ thống để hỗ trợ giao tiếp. Những công cụ này cũng giúp gắn kết mọi người với nhau và trong cài đặt nhóm, chẳng hạn như cuộc họp và bản trình bày.
3. Lập lịch trình
Bây giờ chúng ta bắt đầu đi vào một số kỹ năng khó hơn mà người quản lý dự án cần, và một số kỹ năng cần thiết như biết cách tạo lịch trình dự án. Cách duy nhất để đạt được các mục tiêu của dự án trong khung thời gian đã quyết định là chia mục tiêu thành các nhiệm vụ trên một mốc thời gian.
Đó là lập kế hoạch, và đó là trọng tâm của những gì người quản lý dự án làm: thiết lập một lịch trình thực tế và sau đó quản lý các nguồn lực để luôn đi đúng hướng để dự án có thể được hoàn thành thành công. làm việc đúng giờ. Có nhiều công cụ có thể giúp thực hiện quá trình này, chủ yếu trong số đó là biểu đồ Gantt trực tuyến, cung cấp hình ảnh trực quan về lịch trình với các nhiệm vụ, thời lượng của chúng, các yếu tố phụ. thuộc và các cột mốc.
4. Quản lý rủi ro
Bất cứ điều gì có thể xảy ra. Lập kế hoạch cho một dự án, dù lớn hay nhỏ, đều tiềm ẩn nhiều rủi ro. Công việc của bạn là phải nhìn ra những vấn đề đó trước khi chúng trở thành vấn đề. Vì vậy, trước khi triển khai dự án, bạn phải bắt tay vào công việc xác định, đánh giá và kiểm soát rủi ro.
Bạn càng có thể quản lý rủi ro, dự án của bạn càng có nhiều khả năng thành công. Tất nhiên, bạn không thể lường trước được mọi thứ có thể xảy ra trong vòng đời của dự án của mình. Sẽ có những vấn đề phát sinh không lường trước được nên bạn cần có quy trình để xử lý khi chúng phát sinh.
5. Quản lý chi phí
Bạn không thể làm gì nếu không có tiền. Bạn đã tạo một ngân sách. Công việc đầu tiên của bạn là đảm bảo rằng ngân sách là thực tế và có thể đáp ứng các nhu cầu tài chính của dự án, và thứ hai, kiểm soát các chi phí đó thông qua việc thực hiện dự án.
Nói dễ hơn làm. Trừ khi bạn may mắn và được làm việc cho một tổ chức với số tiền không giới hạn, bạn sẽ phải đối mặt với những hạn chế nhất định về tài chính và có khả năng ngân sách rất eo hẹp. Cần rất nhiều kỹ năng để tìm ra cách tiết kiệm từng xu trong số tiền có hạn đó.
6. Đàm phán
Giỏi đàm phán là một phần nhỏ của giao tiếp. Thương lượng không chỉ là mặc cả để có được mức giá tốt nhất từ nhà cung cấp hoặc nhà thầu, mặc dù đó chắc chắn là một phần của nó. Dẫn đầu một dự án có nghĩa là bạn đang đàm phán liên tục.
Ví dụ, bạn có thể nhận được yêu cầu từ các bên liên quan có thể ảnh hưởng đến phạm vi của một dự án. Bạn sẽ phải trả lời họ, nhưng bằng phương pháp ngoại giao, để tất cả các bên liên quan cảm thấy họ đang đạt được những gì họ muốn. Sau đó, có những xung đột không thể tránh khỏi sẽ phát sinh giữa các thành viên trong nhóm hoặc những người khác tham gia vào dự án. Nếu bạn có kỹ năng đàm phán vững chắc, bạn có thể giải quyết những tranh chấp này trước khi chúng nổ ra và đe dọa dự án.
VII. Kết luận
Với những thông tin trên, chúng ta có thể khẳng định tầm quan trọng của nghiệp vụ quản lý dự án đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp nói riêng và đất nước nói chung. Đó là một nghề tốt để bạn định hướng và phát triển trong tương lai. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn, chúc bạn thành công trên con đường mình đang chọn.
